Мечта Федорова: Когда в Украине заработает электронный документооборот

Почему процесс полного перехода на электронный документооборот занимает значительно больше времени – читайте в материале Depo.ua.

По словам Дубилета, вся система документооборота состоит из трех больших блоков: первый блок – стандартная документация, докладные и служебные записки. Второй блок – кадровая документация, которая составляет около 40% документооборота. Третий блок – нормативно-правовые акты.

Дубилет отметил, что лишь после того, как все эти блоки будут полностью запущены в электронной форме, тогда можно будет сказать, что это настоящий электронный документооборот (далее – ЭД).

Следовательно, 27 мая вице-премьер-министр Украины, министр цифровой трансформации Михаил Федоров предложил одобрить поручение по документообороту в режиме онлайн, что позволит уже через месяц полностью отказаться от бумаги.

"Протокольное поручение, которое позволит решить вопросы документооборота при согласовании нормативно-правовых актов – сделать их онлайн полностью. Думаю, это ускорит работу Кабмина. Это логичный вопрос, который нужно сделать. Через месяц уже не будет вообще бумаги", – сказал Федоров.

Первого июля Кабмин принял постановление, которое позволяет Минцифры формировать государственную политику в сфере электронного документооборота.

Эксперт Минцифры по развитию электронного документооборота Дмитрий Котелевец объясняет, ЭД делится на две категории: локальный документооборот, который работает в учреждении, и возможность обмениваться документами между учреждениями.

"У нас в государстве работает Система электронного взаимодействия органов исполнительной власти (СЭВ ОИВ), ее начали еще в 2018 году. Сегодня к ней может подключиться любое юридическое лицо, зарегистрированное в Украине. Подключение государственных учреждений финансируется из госбюджета, частные платят за использование, но это все равно получается дешевле, чем отправлять документы "Укрпочтой". То есть относительно передачи ЭД в бизнесе или госучреждении – это работает", – говорит Котелевец.

По его словам, сначала появился механизм подключения министерств, после - центральных органов исполнительной власти, затем – ОГА. Теперь могут подключаться и ЦПАУ, несколько уже это сделали.

С межведомственным обменом ситуация сложнее. Для того, чтобы передавать документ в электронном виде – его должны создать в электронном виде. Здесь есть определенные сложности, потому что не все учреждения имеют так называемую систему электронного документооборота органа (СЭДО).

Эта система должна быть установлена в учреждениях, на рабочих местах работников – от исполнителей до руководства, и поддерживать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Также эта система должна работать с СЭВ ОИВ. Коммерческие организации могут использовать любую систему, а вот для государственных учреждений система должна быть сертифицирована. Сейчас в Украине почти все отечественные системы прошли сертификацию.

То есть если учреждение имеет современную систему электронного документооборота и она подключена к СЭВ ОИВ, то проблем с ЭД у нее нет, она может получать и передавать документы.

"В ближайшем будущем в Украине не может быть 100% ЭД даже теоретически, потому что есть документы постоянного срока хранения, они должны быть на бумаге, а сейчас у нас нет технологии, которая позволит за определенное время эти документы проверить и быть уверенными, что их смогут прочесть. Также есть документы, содержащие государственную тайну или имеющие ограниченный доступ, которые мы тоже пока не можем делать исключительно в электронном виде. Таких документов не очень много, но они есть", – говорит эксперт.

Вместе с тем, в учреждениях, где генерируется документ, может отсутствовать система ЭД. Чтобы документ можно было обрабатывать как ЭД, с момента его "рождения" он должен быть сделан в ЭД. Нужно, чтобы документ не печатали, он подписывался в электронном виде, проходил необходимые процедуры и с помощью СЭВ ОИВ был передан в другое учреждение. Это цикл ЭД. Далее этот документ должен быть доработан и передан в электронный архив.

"С электронным архивом есть определенные сложности – не только в Украине, это общемировая проблема. Нет четкого понимания относительно того, как лучше хранить электронные документы. Есть разные варианты: Немецкий, Венгерский, Эстонский, но у каждого есть свои преимущества и недостатки. Сейчас в Украине электронный архив определяется, как это делать наилучшим образом. Уже закупили оборудование, и в этом году должны провести тест: Кабмин должен передать документ через СЭВ ОИВ в электронный архив, и тогда можно считать, что цикл ЭД закончен", – объясняет Котелевец.

Он добавляет, что в Минцифры планируют завершить ЭД в этом году, но пока прогнозов на ближайшие месяц-два не делают, поскольку процесс новый.

Директор Центрального государственного электронного архива Украины Ковтанюк говорит, основные сложности сейчас – в согласованности участников, которые влияют на нормирование процесса организации ЭД. Участников много: Верховная Рада, которая печатает законы, Кабмин, который издает постановления и распоряжения, Минюст – юстированные приказы, Минцифры занимается всем цифровым и электронным, Государственная архивная служба и Государственная служба специальной связи и защиты информации, которая занимается электронными подписями и печатями.

"Во всех перечисленных органах существует понимание, что должны действовать единые правила. В 2019 году мы договорились, что важной составляющей этих правил будут международные стандарты – в частности, европейские, – относительно форматов данных, которые будут использоваться. От нас сейчас требуется перейти к новому формату данных в оперативном документообороте, Государственное агентство по вопросам электронного управления его уже разработало и утвердило приказом, далее – вопросы внедрения", – объясняет Ковтанюк.

По его словам, сейчас система СЭВ ОИВ основывается на старом формате, который был внедрен в 2011 году, есть задача перейти на новый, который разработан и протестирован, а теперь должен появиться в этой системе.

"В некоторых странах подобная система является общегосударственной, не только для госорганов а для всех участников документооборота. Нам до этого надо еще дойти, первый шаг – замена старого формата на новый, международного стандарта. Когда мы это сделаем – мы значительно упростим отправки ЭД между различными учреждениями, ибо он будет в привычных для нас, понятных форматах. Тогда мы сможем уже взаимодействовать с ЕС, нас там поймут, если такой документ поступит, то их программное обеспечение сможет разобрать его на составляющие и прочесть", – говорит директор архива.

Он объясняет: после создания формата обмена его смогут использовать как для документооборота, так и для передачи документов архивам на постоянное хранение.

"У каждого юридического лица есть архивное структурное подразделение, вот у архивиста должен появиться соответствующий интерфейс, который позволит подготовить ЭД по всем требованиям для архивного хранения. А в архиве должна быть система, которая поможет принимать эти документы от юридических лиц", – заключает Ковтанюк.

Получается, что частично электронный документооборот в Украине таки работает, но для возможности проведения полного жизненного цикла ЭД нужно внедрить новые форматы для документов и запустить систему передачи ЭД через уже привычную для учреждений СЭВ ОИВ в электронный архив.

Вместе с тем, придется изменить систему документооборота в государственных учреждениях, установить ее на все рабочие компьютеры там, где ее до сих пор нет, и отучить работников печатать все документы, а подписывать их в электронном формате. Интересно, сколько леса и государственных средств, которые ежегодно тратились на бумагу, сохранит ЭД?