Мрія Федорова: Коли в Україні запрацює електронний документообіг

Чому процес повного переходу на електронний документообіг займає значно більше часу – читайте у матеріалі Depo.ua.

За словами Дубілета, вся система документообігу складається з трьох великих блоків. Перший блок – стандартна документація, доповідні і службові записки. Другий блок – кадрова документація, яка становить близько 40% документообігу. Третій блок – нормативно-правові акти.

Дубілет зазначив, що лише після того, як усі ці блоки буде повністю запущено в електронній формі, тоді можна буде сказати, що це справжній електронний документообіг (надалі – ЕД).

Відтак, 27 травня, віцепрем'єр-міністр України, міністр цифрової трансформації Михайло Федоров запропонував ухвалити доручення щодо документообігу в режимі онлайн, що дозволить вже за місяць повністю відмовитися від паперу.

"Протокольне доручення, яке дозволить вирішити питання документообігу при погодженні нормативно-правових актів – зробити їх онлайн повністю. Думаю, це пришвидшить роботу Кабміну. Це логічне питання, яке потрібно зробити. Через місяць вже не буде взагалі паперу", – сказав Федоров.

Першого липня Кабмін ухвалив постанову, яка дозволяє Мінцифри формувати державну політику у сфері електронного документообігу.

Експерт Мінцифри з розвитку електронного документообігу Дмитро Котелевець пояснює, ЕД ділиться на дві категорії: локальний документообіг, який працює в установі, та можливість обмінюватися документами між установами.

"У нас в державі працює Система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ), її започаткували ще у 2018 році. Сьогодні до неї може підключитися будь-яка юридична особа, зареєстрована в Україні. Для державних установ підключення фінансується з держбюджету, приватні платять за використання, але це все одно виходить дешевше, ніж відправляти документи "Укрпоштою". Тобто стосовно передачі ЕД у бізнесі чи держустанові – це працює", – каже Котелевець.

За його словами, спочатку з’явився механізм підключення міністерств, тоді центральних органів виконавчої влади, потім – ОДА. Тепер можуть підключатися і ЦНАПИ, декілька вже це зробили.

З міжвідомчим обміном ситуація складніша. Для того, щоб передавати документ в електронному вигляді – його повинні створити в електронному вигляді. Тут є певні складнощі, бо не всі установи мають так звану систему електронного документообігу органу (СЕДО).

Ця система повинна бути встановлена в установах, на робочих місцях працівників – від виконавців до керівництва, та підтримувати кваліфікований електронний підпис (КЕП). Також ця система повинна працювати з СЕВ ОВВ. Комерційні установи можуть використовувати будь-яку систему, а от для державних установ система має бути сертифікована. Наразі в Україні майже всі вітчизняні системи пройшли сертифікацію.

Тобто якщо установа має сучасну систему електронного документообігу і вона підключена до СЕВ ОВВ, то проблем з ЕД в неї немає, вона може отримувати і передавати документи.

"У найближчому майбутньому в Україні не може бути 100% ЕД навіть теоретично, бо є документи постійного строку зберігання, вони мають бути на папері, а зараз у нас немає технології, яка дозволить за певний час ці документи перевірити і бути впевненим, що їх зможуть прочитати. Також є документи, які містять державну таємницю чи мають обмежений доступ, які ми теж поки не можемо робити у виключно електронному вигляді. Загалом таких документів не так багато, але вони є", – говорить експерт.

Водночас, в установах, де генерується документ, може бути відсутня система ЕД. Щоб документ можна було опрацьовувати як ЕД – з моменту його "народження" він має бути зроблений в ЕД. Потрібно, щоб документ не друкували, він підписувався в електронному вигляді, проходив необхідні процедури і за допомогою СЕВ ОВВ  був переданий в іншу установу. Це цикл ЕД. Далі цей документ повинен доопрацюватися і бути переданим в електронний архів.

"З електронним архівом є певні складнощі – не тільки в Україні, це загальносвітова проблема. Немає чіткого розуміння як краще зберігати електронні документи. Є різні варіанти: Німецький, Австралійський, Естонський, але у кожного є свої переваги і недоліки. Наразі в Україні електронний архів визначається, як краще це робити. Вже закупили обладнання і в цьому році має бути тест: Кабмін має передати документ через СЕВ ОВВ до електронного архіву і тоді можна вважати, що цикл ЕД закінчений", – пояснює Котелевець.

Він додає, що у Мінцифри планують завершити ЕД в цьому році, але поки прогнозів на найближчий місяць-два не роблять, оскільки процес новий.

Директор Центрального державного електронного архіву України Юрій Ковтанюк каже, основні складнощі зараз – в узгодженості учасників, які впливають на внормування процесу організації ЕД. Учасників багато: Верховна Рада, яка друкує закони, Кабмін, який видає постанови і розпорядження, Мін'юст – юстовані накази, Мінцифри опікується всім цифровим і електронним, Державна архівна служба та Державна служба спеціального зв'язку та захисту інформації, яка опікується електронними підписами і печатками.

"В усіх перерахованих органів є розуміння, що повинні діяти єдині правила. У 2019 році ми домовились, що важливою складовою цих правил будуть міжнародні стандарти – зокрема, європейські, – щодо форматів даних, які будуть використовуватись. Від нас нині вимагається перейти до нового формату даних в оперативному документообігу, Державне агентство з питань електронного урядування його вже розробило і затвердило наказом, далі – питання впровадження", – пояснює Ковтанюк.

За його словами, зараз система СЕВ ОВВ грунтується на старому форматі, який був впроваджений в 2011 році, є завдання перейти на новий, який розроблений і протестований, а тепер повинен з’явитися у цій системі.

"В деяких країнах подібна система є загальнодержавною, не тільки для держорганів а для всіх учасників документообігу. Нам до цього треба ще дійти, перший крок – заміна старого формату на новий, міжнародного стандарту. Коли ми це зробимо – ми значно спростимо надсилання ЕД між різними установами, бо він буде у звичних для нас, зрозумілих форматах. Тоді ми зможемо вже взаємодіяти з ЄС, нас там зрозуміють, якщо такий документ надійде, то їхнє програмне забезпечення зможе розібрати його на складові і прочитати", – говорить директор архіву.

Він пояснює: після створення формату обміну його зможуть використовувати як для документообігу, так і для передавання документів до архівів на постійне зберігання.

"У кожної юридичної особи є архівний структурний підрозділ, от у архівіста повинен з’явитися відповідний інтерфейс, який дозволить підготувати ЕД за всіма вимогами для архівного зберігання. А в архіві повинна бути система, яка допоможе приймати ці документи від юридичних осіб", – підсумовує Ковтанюк. 

Отже виходить, що частково електронний документообіг в Україні таки працює, але для можливості проведення повного життєвого циклу ЕД потрібно впровадити нові формати для документів та запустити систему передачі ЕД через вже звичну для установ СЕВ ОВВ до електронного архіву.

Водночас, доведеться змінити систему документообігу в державних установах, встановити її на всі робочі комп’ютери там, де її досі немає, та відучити працівників друкувати всі документи, а, натомість, підписувати їх в електронному форматі. Цікаво, скільки лісу та державних коштів, які щороку витрачалися на папір, збереже ЕД?